第一条 为便于我校各单位（部门）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映我校主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《高等学校档案管理办法》，结合我校实际情况，制定本规定。

第二条 本校各单位（部门）均为立卷单位，应按照有关规定定期向档案馆移交归档，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第三条 每个单位（部门）都应把文件材料的形成、积累、归档纳入本单位（部门）工作的议事日程；兼职档案管理员应认真履行岗位职责，做好立卷归档工作；各级领导、同志都要予以支持、合作和协助。

第四条 文件材料归档范围

（一）反映我校主要职能活动和基本历史面貌，对我校工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）我校各项工作中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）需要贯彻执行的上级、同级的文件材料；下级报送的重要文件材料；

（四）其他对我校工作具有查考价值的文件材料。

第五条 文件材料不归档范围

（一）上级部门的文件材料中，普发性不需我校办理的文件材料，任免、奖惩非本单位（部门）工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）我校文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；学校内部互相抄送的文件材料，学校负责人兼任外单位职务形成的与我校无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级部门的文件材料中，不需贯彻执行的文件材

料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级部门的文件材料中，供参阅的简报、情况反映的文件材料。

第六条 文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第七条 永久保管的文书档案主要包括：

（一）我校制定的法规政策性文件材料；

（二）我校召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（三）我校职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）我校关于重要问题的请示与上级的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（五）我校机构演变、人事任免等文件材料；

（六）我校房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级制发的属于我校主管业务的重要文件材料；

（八）关于重要业务问题的来函、请示与我校的复函、批复等文件材料。

第八条 定期保管的文书档案主要包括：

（一）我校职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）我校召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）我校人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）我校一般性事务管理文件材料；

（五）我校关于一般性问题的请示与上级的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级制发的属于我校主管业务的一般性文件材料；

（七）上级和同级制发的非我校主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）关于一般性业务问题的函件、请示与本校的复函、批复等文件材料；

（九）下级报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第九条 对应归档电子文件的元数据、背景信息等也要进行相应归档。应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

第十条 荣誉实物类档案实行集中管理，归档范围是学校荣获国家级、省(部)级、市级、县级领导机关授予的各类奖旗、奖章、奖状、奖杯、奖牌、证书和荣誉称号以及相应的获奖文件、先进材料等。

第十一条 本规定由档案馆负责解释，自发布之日起执行。