第一章  总  则

第一条 为加强学校档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》以及《山西省档案管理条例》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法中所指档案，是指学校在从事招生、教学、科研、管理、社会服务等活动中直接形成的对学校（包括师生员工）和社会（包括广大校友）等具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学校档案工作是学校工作的重要基础性工作，学校将其纳入整体发展规划，纳入学校管理制度，纳入有关人员职责范围，与其他各项工作同布置、同检查、同总结、同验收。

第二章  管理体制和机构设置

第四条 学校党委全面领导档案工作，其主要职责是：

(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

(二)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第五条 学校设立档案工作委员会，委员会由分管校领导和档案形成的各单位（部门）负责人组成。分管校领导为主任，学校档案馆负责人为副主任，各单位（部门）负责人为委员。委员会负责组织、协调、研究、解决档案工作中的重大问题。

第六条 学校设立档案馆，形成档案的各单位（部门）根据实际情况设置一定数量的兼职档案管理员，负责具体承办本单位（部门）材料的收集、整理、立卷、归档等工作。

第七条 涉及重大问题或者国家秘密的档案，应在学校保密部门存档。

第八条 档案馆工作职责

（一）负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作，把党的领导贯彻到档案工作各方面和各环节。

（二）履行档案工作主体责任，保证档案工作依法开展。

（三）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实。

（四）负责对全校各单位（部门）的档案立卷工作进行指导，集中统一管理学校党群、行政、教学、科研、基本建设、财会、仪器设备、声像、实物等各类档案。

（五）负责上述档案的接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管，做好档案安全防护。

（六）负责编制检索工具，编研、出版学校档案史料，开发档案信息资源。

（七）负责组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作，建立完善专题网站，逐步进行馆藏档案数字化，拓宽安全网络服务渠道。

（八）负责开展档案的开放和利用工作。

（九）负责开展学校档案工作人员的业务培训，开展国内外档案学术研究和交流活动。

（十）负责利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能，做好档案馆的管理和维护。

（十一）完成学校交办的其他任务。

第九条 根据学校工作需要，档案馆内设办公室等行政、业务管理机构。

第十条 学校为档案馆配备专职档案工作人员。档案馆工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。档案专职工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第三章  档案管理

第十一条 学校建立健全档案工作检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平。

第十二条 纸质档案材料和电子档案材料要同步归档。文件材料的归档范围为：

（一）党群类：主要包括校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料等。

（二）行政类：主要包括校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于行政管理的材料。学校外事相关材料，派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、访问、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研及其他活动中形成的文件材料；学校开展校际交流、中外合作办学，境外办学及管理外国和港澳台地区专家、教师、学生的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（三）教学类：主要包括在教学管理、教学实践和教学研究等活动中的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字 016 号）的相关规定执行。

（四）科研类：主要包括在科研活动中形成的文件材料。按国家档案局、科学技术部发布的《科学技术研究档案管理规定》（国档发[2020]8 号）执行。

（五）基本建设类：主要包括学校在基本建设中形成的文件材料。按照晋中市开发区《开发区建筑工程文件归档范围及组卷顺序（试行）》文件执行。

（六）仪器设备类：主要包括在仪器设备管理中形成的材料。各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在 10 万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改造工作中产生的文件材料。

（七）财会类：主要包括财务管理文件。按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局79号令）执行。

（八）声像档案：主要包括单位、个人在重要活动和会议中形成的具有保存价值的照片、录像、录音、磁盘、缩微片、光盘等。

（九）实物荣誉档案：主要包括领导题词、名人字画，机构变更前的印模；省级以上获奖牌匾、荣誉证书等；外事活动中赠送的礼品及学校重大活动制作的各种纪念品等。

第十三条 归档时间要求

按照《山西中医药大学文件材料归档范围及文书档案保管期限规定》执行。

第十四条 学校实行材料形成单位（部门）、课题组立卷归档制度。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的领导检查合格后向学校档案馆移交，档案馆负责指导立卷。

第十五条 归档的文件材料应质地优良、书绘工整、蓝黑墨水书写、声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）执行。

第十六条 档案馆接收档案时，要检查案卷质量，符合要求后，方可按照移交目录进行签收。

第十七条 学校与其他单位分工协作完成的项目，档案馆要保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交档案馆保存。

第十八条 个人在从事教学、科研、管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料，必须按规定的移交时间，由本部门兼职档案人员移交档案馆集中管理，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要的档案材料，档案馆可以通过征集、代管的形式进行管理。对于与学校有关的各种档案史料的捐赠者，视其珍贵程度，给予一定的奖励。对于征集到的珍贵史料学校将根据市场行情进行购买。

第十九条 档案馆应当对馆藏档案和资料的保管情况定期检查，切实做好防火、防盗、防鼠、防高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体“八防”工作，消除安全隐患，确保档案实体安全和档案信息安全。对破损、褪色档案要及时修复或复制。

第二十条 档案馆应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章  档案的利用与公布

第二十一条 档案馆要严格执行国家、学校保密制度，在确保档案安全和国家机密前提下，按照国家有关规定公布档案，其他任何组织或个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不得对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位（部门）规定限制利用的。

第二十二条 凡持有合法证明的单位和个人，在表明利用档案目的和范围并履行相关手续后，均可利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第二十三条 涉及未公开的档案内容，应当经档案形成单位或本人同意后，严格按照相关规定利用档案。

第二十四条 档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应经馆长批准。

第二十五条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十六条 档案馆要为学校和社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或商业目的的，按照有关规定合理收取费用。学校各单位（部门）和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应无偿和优先提供。

第二十七条 寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。如果需要向社会提供利用，应征得寄存者同意。

 第五章  档案的鉴定和销毁

第二十八条 档案保管期限分为：永久、定期两种，确定的原则是：

（一）凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，有长远利用价值的档案，列为永久保管；

（二）凡是记述和反映本单位一般职能活动，在相当长时期内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。

第二十九条 档案馆要定期对超过保管期限的档案进行鉴定，由有关业务单位（部门）负责人、档案工作委员会委员、档案馆工作人员组成鉴定小组，其职责是：

（一）审核本校各类档案归档范围和保管期限表；

（二）确定本校各类档案鉴定的原则、标准和方法；

（三）调整库存档案的保管期限和密级；

（四）对超过保管期限的档案进行直接鉴定，并提出存、毁意见。

第三十条 过期的无保存价值的档案通过鉴定后应及时销毁。销毁档案，要由鉴定小组写出报告、编制清册，经校党委研究决定后方可进行。销毁时要指定两人以上监销，严防失密，销毁清册永久保管。

第三十一条 未经鉴定和批准，任何人不得销毁档案。

第六章  档案信息化建设

第三十二条 学校将档案信息化工作纳入信息化发展规划，统筹落实相关经费，用于档案信息化建设等。

第三十三条 档案馆和校内各单位（部门）应加强档案信息化建设，推进电子档案管理信息系统与办公自动化系统及其他校内各业务系统等相互衔接，采取措施保障档案信息安全。

第三十四条 档案馆和校内各单位（部门）应协同推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨校区、跨部门共享利用。

第七章  条件保障

第三十五条 学校要确保档案工作和设备的经费需要，所需经费列入学校预算，单列专款由档案馆统筹安排。

第三十六条 学校要遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房。档案馆库要自成体系，库房面积应满足档案工作发展需要，留有存储发展空间。

第三十七条 学校应为档案馆配备必要的设备和恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第八章 奖励与处罚

第三十八条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位（部门）或个人，给与表彰奖励：

（一）在档案的收集、整理、利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究中做出重要贡献的；

（四）将重要的或珍贵的档案捐赠给档案馆的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十九条 有下列行为之一的，学校要对直接负责的主管人和直接责任人给予处分。构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损毁、丢失的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、复制、公布档案的；

（三）篡改、损毁、伪造档案或者擅自销毁档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第九章 附 则

第四十条 本办法自发布之日起执行。此前学校印发的有关档案工作管理规定同时废止。

第四十一条 本办法由档案馆负责解释。