为规范学校重大活动档案管理工作，确保重大活动档案的齐全、完整、真实和安全，更好的服务师生、助力学校发展，根据《中华人民共和国档案法》《山西省档案管理条例》及《山西省重大活动档案管理办法》等有关规定，结合学校实际，特制定本办法。

第一条 我校重大活动档案的形成、归档、收集、整理、移交、接收、保管和利用等工作适用本办法。

第二条 本办法所称重大活动档案，是指以学校党政名义，由具体承办单位（部门）负责组织和举办的具有较大影响的党建、思政、教学、科研及各项管理活动过程中直接形成的具有保存利用价值,经过归档处理的文字、图表、音频、视频、照片、数据、实物及其他形式的原始历史记录。主要包括：

1.党和国家领导人来我校视察工作形成的材料；

2.党和国家有关部门负责人及省级领导来校视察、指导工作形成的材料；

3.省级及以上党政代表团来校检查、指导重大工作形成的材料；

4.国内外有一定影响的专家学者及社会知名人士等来校形成的材料；

5.学校及学校党政领导在重大外事活动中形成的材料；

6.由学校举办、承办以及参加国内外具有较大影响的各种重要会议或活动形成的材料；

7.上级部门对本校各项工作的考核、评估、验收等工作形成的材料；

8.学校召开的重大会议（党代会、教代会等）、举办的重大庆典（校庆等）和纪念活动形成的材料；

9.学校重大专项工作所形成的材料；

10.处置重大突发事件和解决重大纠纷形成的材料；

11.其它具有重大影响的活动形成的材料。

第三条 档案馆接收重大活动档案材料的范围主要包括

1.计划、报告、方案、请示、批复、规定、通知等；

2.邀请名单、请柬、来往信函等；

3.活动（会议）日程、通信录等；

4.领导讲话、专家学者发言材料、会议记录、会议文集、画册等；

5.学校签订的各类协议、合同书等；

6.相关的活、动记录（含重要的座谈会）、纪要等；

7.活动总结，结论性材料，如简报、总结、决议、纪念册等各种纸质文件材料；

8.媒体对活动的相关报道；

9.活动的照片、录音、录像等声像材料（照片需洗印塑封，录音、录像需刻成光盘）；

10.有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括活动标志、证件、证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗等；

11.活动中赠送的有保存价值的礼品、纪念品、题词等；

12.其他反映重大活动的有关材料。

第四条 重大活动档案管理工作流程

1.组织承办部门需参照本办法第三条，确认所举办活动是否为重大活动，如是，须确保重大活动档案管理工作的人员配备和经费落实。

2.组织承办部门须在重大活动举办之前，参照本条制订重大活动档案收集方案，方案中须明确该重大活动档案管理的责任部门、负责人员、收集类型、收集范围等关键信息，并制订本部门相应的收集、整理、移交、保管等管控措施，确保活动档案的齐全、完整、准确和系统。

3.组织承办部门原则上应将本部门兼职档案员确立为本次重大活动与档案馆对接联系人，并确保对接联系人全程参与重大活动，负责做好档案的收集、整理、立卷与移交工作。

4.组织承办部门应当自重大活动结束之日起1个月内，持档案移交清单（一式两份，部门正职签字并加盖部门公章），向档案馆移交重大活动档案；因特殊情况需要延期移交档案的，须事先向档案馆说明情况并征得同意。

第五条 一项重大活动有两个或两个以上组织承办单位的，由主要牵头单位或承担主要工作的单位按本办法上述要求承担工作任务，协办单位及负责新闻报道等工作的单位，应当及时整理本单位在重大活动中形成的档案，并在重大活动结束之日起20日之内向承担主要工作的单位汇总移交。

第六条 重大活动档案管理工作遵循统一领导、分级负责、完整归档、系统整理、集中管理、有效利用的工作原则。

在重大活动档案管理工作中，学校档案工作委员会全面协调解决重大活动档案管理工作中的重大问题；档案馆负责监督、指导学校各单位（部门）重大活动档案的收集、整理、归档工作，并集中保管学校重大活动档案。

第七条 档案馆应当加强与组织承办单位的联系，及时掌握重大活动的有关情况，督促、指导承办单位收集、整理重大活动档案。

第八条 学校鼓励有关单位（部门）、师生员工和广大校友向档案馆捐赠、寄存重大活动档案。

第九条 所有权属于个人的重大活动档案，学校鼓励档案所有者向档案馆捐赠或者寄存。捐赠者、寄存者可以对其档案中不宜开放的部分提出限制利用的意见，学校档案馆按保密规定维护其合法权益。

第十条 档案馆应该对已经进馆保存的重大活动档案及时开展编目、鉴定等工作，设立专题档案，依法提供利用。

第十一条 凡属重大活动中形成的涉密文件，应当依法加强安全管理，未经解密，不得对外提供利用和进行数字化加工。

第十二条 档案馆应根据学校大事记、校园网、校电台、电视台等媒体发布的信息，定期检查各单位重大活动档案的归档情况。

第十三条 学校将重大活动档案管理工作落实情况作为年底部门考核的重要组成部分，对重大活动档案管理工作成绩突出的部门和个人，由档案馆负责评选、上报学校审批决定后予以表彰和奖励。

第十四条 对不按规定移交重大活动档案及违反《中华人民共和国档案法》和《山西省重大活动档案管理办法》等法律、法规的行为，学校将按照有关规定进行处理。

第十五条 本办法由档案馆负责解释，自公布之日起施行。