各单位（部门）归档文件材料的组卷（件）要求

我校档案分类为党群类、行政类、教学类、科研类、基建类、仪器设备类、财会类、声像类、荣誉实物类。按照《山西中医药大学文件材料归档范围及文书档案保管期限规定（修订）》要求，党群类、行政类、教学类、荣誉实物类均以“件”为单位整理归档，科研类、基建类、仪器设备类、财会类、声像类以“卷”为单位整理归档。

各部门在整理归档材料时，要求规格统一、图像清晰、书写工整、签字齐备，用铅笔在正面右下角、反面左下角标注页码（有字迹的为一页），将文件材料内所含金属装订物摘掉，用长尾夹或曲别针固定。

各部门在组卷或组件过程中，要按以下规范或标准整理：

一、文件材料尽量采用年度立卷（件）。请示与批复，放在批复年立卷（件）；没有复文的，放在请示年立卷（件）；跨年度的规划、计划放在针对的第一年立卷（件）；跨年度的总结，放在针对的最后一年立卷（件）；跨年度的会议文件放在会议的开幕年立卷（件）；回顾及纪念性文件，放在写成年立卷（件）。

二、卷或件内密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依照其形成规律和特点，按有关规定排列。如：下发的文件，排列顺序为：正件、发文卡、草稿。

三、科研类档案应当在项目完成后两个月内归档。排列顺序为：立题材料、成果材料在前，原始材料在后；文字材料在前，图样在后；图样按目录或图号排列，特殊载体的文件材料按有关规定整理。

四、组卷的文件材料，应对卷内每份材料逐件编件号；图表和声像材料应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

五、基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。排列顺序是文字材料在前，图样材料在后。文字材料按基建工程项目自然形成过程进行排列；图样材料中有图纸目录的，按图纸的原目录、图号排列；没有图纸目录的，先排总平面布置图，后排局部图，即按图纸类别序号排列；特殊载体的文件材料按有关规定整理。

六、填写卷（件）内目录。每个案卷（件）必须按规定的格式逐件填写卷（件）内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化。没有题名的应拟写题名，无实质内容的题名应重新拟写，还应在拟写的标题外加上方括号。没有责任者及年、月、日的文件材料要考证清楚，然后填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；字迹工整，卷（件）内目录应放在卷（件）首。

七、声像材料应用文字标明摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容及责任者。

八、填写备考表。有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况说明，应填写立卷人、检查人姓名及时间，以示责任。检查人一般应是立卷单位负责人。备考表置卷尾。

九、归档的案卷（件）必须经过整理、鉴定，归档单位应逐个提出保管期限和保密意见，经档案馆审查后归档。

十、文件材料的形成，必须符合文件处理的基本要求，宜使用中性笔或钢笔，禁止用铅笔、圆珠笔书写。

十一、档案馆要做好档案立卷归档的业务指导，并在档案移交时，对归档材料进行案卷质量检查，对于不符合要求的文件材料，要及时修整或返回原部门重新整理，力求保证案卷的质量。

十二、移交档案必须履行手续，立卷人需同时填写“档案（资料）移交清单”，填写档案（资料）名称、份数、页数、移交时间，需交接双方负责人签字并加盖部门公章。一式两份，双方各执一份。